8 conseils pour réussir votre événement digital

8 conseils pour réussir votre événement digital

Passer d’un événement live à un événement full digital et/ou hybride, impose de se poser quelques questions.

Voici 8 éléments à prendre en compte pour un transition réussie.


1. Quel type d’événement ? Présentiel, hybride ou Full digital ?

La vidéo joue un rôle de plus en plus important dans ces différents types d’événements, mais il n’est pas toujours simple de savoir quel type de service demander. voici un bref récapitulatif des différentes possibilités en fonction du type d’événement organisé.

Présentiel :

Il existe 3 grand type de service vidéo dont vous pourriez avoir besoin :

Régie vidéo et captation live :

Vous avez besoin de ce service si vous utilisez un écran géant et que vous souhaitez que vos intervenant apparaissent à l’écran. Vous avez également besoin de ce service si vous souhaitez enregistrer votre événement pour vos archives ou pour une vente ultérieure sous forme de vidéo à la demande ou pour démontrer votre savoir-faire à des clients futurs .

Habillage vidéo, branding et pré-production :

Si vous utilisez un écran géant, qu’allez-vous y projeter ? La plupart du temps, un simple powerpoint suffit, mais vu le coût d’un tel écran il est utile de consacrer un petit budget à la pré-production pour en maximiser l’utilité. En effet, titrages dynamiques, interviews, film d’introduction, séquences de transition, … sont autant d’option pour maximiser l’impact de votre écran.

Aftermovie :

Votre événement est un support de communication important. Maximisez votre retour en réaliser un clip promotionnel de votre événement pour faire parler de vous et préparer la prochaine édition.

 

Full digital :

C’est probablement ce que vous faites déjà avez zoom, teams et toutes les autres plateforme de webinaires ….
Généralement vous n’avez pas besoin de régie vidéo pour ce type d’événement, sauf si vous souhaitez réaliser un événement payant ou si vous souhaitez organiser un événement de plus grande ampleur.

Dans ce cas, la régie vidéo peut vous aider à créer une expérience visuellement plus intéressante et plus professionnelle. C’est le cas des formations professionnelles et des spectacles.

L’élément clé qui vous permettra de faire les bons choix et la “répétabilité” de votre événement.
Est-ce un événement unique ou est-il possible de le reproduire ? Le fait de pouvoir reproduire votre événement plus d’une fois, ouvre un éventail de solutions techniques qu’il n’est pas toujours rentable de mettre en place pour un événement unique.

Pour créer un univers unique, certains n’hésitent pas à avoir recours à des techniques tels que les fonds verts ou le LED volume pour immerger leur audience dans une expérience exceptionnelle.
En cas d’événement full digital, on néglige parfois la post-production. Souhaitez-vous réutiliser votre événement à des fins éducatives ou promotionnelles, dans ce cas, avez-vous prévu une solution pour redécouper votre contenu en plus petites séquences, mieux adaptées à la communication ou la formation ?

Hybrides :

On entend par événement hybrides des événement où :

1. les intervenants sont présents et les spectateurs sont derrières un écran.
2. les intervenants sont à la fois présents ou en ligne et les spectateurs sont présents sur le lieu de l’événement
3. les intervenants et les spectateurs sont pour partie présents et pour partie en ligne.

dans ce cas de figure, la régie vidéo permet d’offrir une expérience optimale aux personnes qui sont présentes ainsi qu’à ceux qui sont derrière leur écran.
Les options possibles sont bien trop nombreuses pour être évoquées ici, mais on peut simplifier en disant qu’une installation pour une événement hybride est assez proche de ce qui se fait sur les plateaux de jeux télévisés.

Les autres services vidéos énoncés ci-dessus sont évidemment apliquables aux événements hybrides.

2. Quelle plateforme choisir pour un événement gratuit, sponsorisé, ou payant ?

Le but de cet article n’étant pas de faire un comparatif détaillé de chaque option, mais bien de vous donner un bref apperçu, je me contenterai donc ici de rester dans les grandes lignes :

En cas d’événement gratuit, les plateformes de prédilection sont généralement Facebook, Youtube et Twitch. Comme leur utilisation est gratuite, les possibilités de modérations ou de customisation qu’elles offrent ne sont pas toujours adaptables à toutes vos obligation. C’est pourquoi on passe parfois par d’autres services sur mesure. Le plus important étant de savoir comment votre audience va savoir où et quand elle peut vous trouver.

Pour les événements sponsorisés, il est probable que vous deviez tenir compte des impératifs de vos sponsors, peut-être ont-ils une “policy” qui leur impose d’éviter ou au contraire d’utiliser telle ou telle plateforme de streaming. Veillez toujours à leur poser la question.

Pour les événements payants, il existe plusieurs façon de gérer la monétisation de l’événement. Soit en utilisant un système de ticketing puis envoyant un lien privé aux personnes inscrittes, soit en utilisant la plateforme de streaming pour gérer le ticketing (comme avec Zoom, par exemple) ou enfin en utilisant une intégration de type Zapier pour faire communiquer une plateforme de streaming avec une plateforme de paiement en ligne.

3. Quel décor allez-vous utiliser ?

Toutes les options existent de la plus moche à la plus impressionnante. Forcément, cela s’accompagne généralement d’un coût du plus bas au plus extravagant.
Plus sérieusement, le décor est souvent un aspect négligé mais qui a beaucoup d’importance. En effet, on se retrouve souvent dans des salles de réunion dont l’ambiance et l’éclairage ne sont pas adaptés. Voici quelques conseils rapides pour améliorer le rendu visuel de votre événement :

1. prévoyez un éclairage pour vos intervenants.
2. Détachez vous le plus possible du fond. Il n’y a rien de pire que de filmer quelqu’un directement placé devant un mur
3. Soyez raccord avec votre sujet, votre audience … si vous parlez de nature, visez un cadre naturel …
4. N’oubliez pas votre branding … il est facile de prévoir un logo, un roll-up ou n’importe quel élément visuel qui rappelle votre marque.
5. Soignez votre look et l’harmonie de couleur … vous êtes l’élément de décor le plus visible, n’hésitez pas à prévoir un dress code et ou un code couleur pour vos intervenants afin qu’ils ou elles soient raccord avec le décor et votre branding.

Bien sûr on peut aller beaucoup plus loin, en utilisant un fond vert, de la projection ou des techniques de productions virtuelles.

4. Avez-vous besoin de pré-production ? Qui va présenter ? Avez-vous besoin de transitions ?

Nous vivons une époque formidable, d’un point de vue technologique en tout cas :-). Toutes les techniques utilisées depuis des années à la télévision sont aujourd’hui accessible au plus grand nombre.

Allez-vous utiliser des titrages, des génériques, des reportages ou interviews préenregistrés ? Qui va présenter ? Comment les transitions entre vos différents temps forts sont elles prévues ? Envisagez-vous une signature auditive pour votre événement ?
Autant d’éléments à prendre en compte si vous souhaitez offir une expérience de qualité professionnelle à votre audience.

5. Allez-vous interagir avec votre audience ?

La forme la plus fréquente d’interaction sont les questions-réponses et les commentaires en direct. Il est important d’organiser ce flux avant l’événement.

L’utilisation d’un écran tactile est aussi une bonne option pour permettre à un présentateur d’interagir avec un spectateur à distance, soit pour personnaliser le débat soit pour faire participer un spectateur.

En outre, des sondages, des jeux, et bien d’autres éléments graphiques peuvent être ajoutés au mixage pour améliorer l’implication des spectateurs.

6. Avez-vous prévu une répétition ?

C’est malheureusement trop souvent le grand absent. Or une répétition est indispensable pour offir une expérience de qualité. La répétition permet de vérifier toutes les options techniques et éviter les mauvaises surprise au moment du live. Elle aide aussi vos participants à savoir ce qu’ils doivent faire, ce qu’ils doivent dire, où il doivent regarder …

7. Avez-vous besoin de post-production ?

Une fois votre événement terminé, vous êtes l’heureux(se) propriétaire d’un contenu digital. Qu’allez vous en faire ? Rien ? C’est dommage !
Votre contenu peut être transformé pour être mis à disposition sous forme de replay ou retravaillé pour servir à des fins de communication et ou de formation.

8. Avez-vous pensé à la promotion digitale de votre événement ?

Si votre objectif est de faire salle comble, avez-vous prévu de mettre en place une campagne digitale pour attirer les foulles. Disposez-vous déjà de la bande-annonce qui saura convaincre vos prospects ?
Chaque centime investit dans la promotion pourrait bien vous rapporter des euros. Ne négligez pas cet aspect de votre événement digital.

 

Conclusion

Ces quelques conseils se basent sur notre expérience des événements digitaux. Nous espérons qu’ils contribueront à faire de votre événement une réussite.

Bien évidemment, si vous avez besoin d’aide pour tout ou partie, nous pouvons vous aider. N’hésitez pas à nous contacter, nous serons ravi d’échanger à ce sujet avec vous.

 


Movie


Jobs

  • Captation

  • Mixage Vidéo

  • Mixage Audio

  • Diffusion

  • Habillage

  • Projection

  • Fond Vert

  • Interaction

  • Ecran led


Contact

Découvrir d’autres exemples